Hẳn là khi gọi đến tổng đài bạn đã không còn lạ gì với một giọng nói tự động hướng dẫn cách thao tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là loại hình đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Hãy cùng chúng tôi phân tích về giải pháp này nhé.
Tổng đài trả lời tự động là gì?
Tổng đài trả lời tự động là công năng cơ bản trên tổng đài hỗ trợ phân luồng khách hàng qua các số bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, chuyển hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý khó khăn của khách hàng.
Nguyên tắc hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng thực hiện gọi đến tổng đài họ sẽ được nghe một đoạn ghi âm có sẵn. Trong đoạn nói gồm có lời chào và chỉ dẫn tương tác trên bàn phím để chuyển hướng cuộc gọi theo vấn đề của khách hàng.
Ví dụ đoạn ghi âm sẵn:
- “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
- Phím 1 phòng Kinh doanh
- Phim 2 phòng Kế toán
- Phím 3 phòng Nhân sự
- Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
- Phím 5 phòng Marketing
- Phím 0 để gặp tổng đài viên
- Xin cảm ơn”
Vì vậy quy trình được tối ưu hóa, khách hàng/đối tác sẽ liên lạc thẳng phòng ban mà mình muốn.
Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?
Ích lợi tổng đài trả lời tự động đem lại
Sự ra mắt của hệ thống trả lời tự động đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người dùng, cụ thể như sau:
Giảm tải công việc
Hằng ngày, bộ phận lễ tân tiếp nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi giải đáp vấn đề khách hàng.Do vậy tỉ trọng công việc khá nhiều và ”làm không xuể”. Do đó khi ứng dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần nhấn phím mà không cần sự hỗ trợ của lễ tân. Nhất là vẫn quản lý được quy trình CSKH hiệu quả. Chuyện này đã giúp cho bộ phận tiếp tân giảm tải một khối lượng lớn công việc.
Tiếp cận nhanh hơn
Tổng đài được giúp đỡ từ bộ phận lễ tân, khách hàng sẽ phải giải trình rõ vấn đề cho họ hiểu. Tiếp theo đó phải chờ lễ tân kết nối tới đúng phòng ban. Kế tiếp, khách hàng sẽ trình bày khó khăn của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và nhấn phím gặp các bộ phận có thể hỗ trợ.
Chuyên nghiệp
Các vấn đề hay thắc mắc của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Từ đó tạo hình ảnh tổ chức của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Tối ưu chi phí vận hành
Số tiền đầu tư cho hệ thống rất thấp so với số tiền tổ chức chi để thuê nhân lực trực điện thoại.
Ngoài ra, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn giúp giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, biến văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… và nhiều công năng được tích hợp vào hệ thống.
Một số vấn đề khi sử dụng tổng đài trả lời tự động
Dưới đây là một số cân nhắc hỗ trợ tổ chức tạo dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:
- Lời chào ngắn gọn, rõ ràng: Doanh nghiệp nên cung cấp lời chào càng ngắn gọn càng tốt, đưa thẳng vào vấn đề. Hạn chế dài dòng, rề rà vì những điều này sẽ khiến người dùng mất kiên nhẫn.
- Đảm bảo thông tin chính xác: Cho dù công ty có thể điều chỉnh thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại mất khá nhiều thời gian.
Tạm kết
Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi lắp đặt tổng đài trả lời tự động. Đây là xu hướng mới ưu việt hơn hình thức nhân viên trực tổng đài như trước. Mong những thông tin trên sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho Quý khách hàng.
Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh